Nejprve určete, co evidujete
Před úpravou sloupců si napište, co znamená jeden řádek. Může to být jeden úkol, jedno zařízení nebo jedno měření. Pokud v jedné tabulce mícháte úkoly s jejich jednotlivými komentáři, stejné informace se začnou opakovat a sčítání může být zavádějící. Struktura má odpovídat otázce, na kterou chcete odpovídat.
Každý sloupec má jednu úlohu
Do jednoho sloupce nepište současně termín i poznámku „hotovo“. Vytvořte zvlášť datum, stav a poznámku. U opakovaných stavů používejte stejná označení. „Hotovo“, „HOTOVÉ“ a „ok“ mohou znamenat stejnou věc, ale nástroj je může zpracovat jako různé hodnoty. Než začnete opravovat, uchovejte původní kopii.
Prázdná hodnota není nula
Nula říká, že evidovaný počet má hodnotu nula. Prázdná buňka může znamenat neznámý nebo dosud nezadaný údaj. Tyto situace nemají stejný význam. Při automatickém nahrazení všech prázdných buněk nulou by se mohl změnit závěr. Stanovte si pravidlo pro chybějící údaje a uveďte ho v poznámce k tabulce.
Duplicita vyžaduje kontext
Dvě stejná jména ještě neznamenají duplicitní záznam: mohou patřit různým osobám nebo opakovaným úkolům. Pro porovnání je vhodný stabilní identifikátor. Při cvičení si u každého řádku představte číslo úkolu. O odstranění rozhodujte podle významu záznamu, nikoli pouze podle shody jednoho sloupce.
Malá kontrola před každým závěrem
Zkontrolujte počet řádků, několik krajních hodnot a jednotky. Když se po úpravě dramaticky změní počet záznamů, zjistěte proč. Vytvořte jednoduchý záznam změn: které hodnoty jste sjednotili a které ponechali jako neznámé. Díky tomu může jiný člověk pochopit, jak vznikla výsledná tabulka a kde zůstává nejistota.