Název má odpovědět na otázku
Při hledání obvykle potřebujete vědět, k jakému projektu dokument patří, co obsahuje a zda je aktuální. Název „novy_soubor2“ nic z toho neříká. Zvolte několik stálých částí, například projekt, téma a datum. Systém má být dostatečně jednoduchý, aby se používal i ve spěchu.
Datum a verze nejsou totéž
Datum pomáhá řadit soubory, ale dvě úpravy mohou vzniknout ve stejný den. Verze označuje konkrétní stav. U sdíleného dokumentu může historii spravovat samotná služba; u samostatných souborů je potřeba pravidlo pojmenování. Nemíchejte několik systémů bez vysvětlení. Zvlášť označte dokument, který byl skutečně schválen, a kdo o tom rozhodl.
Příklad struktury složek
Pro modelový projekt můžete použít složky 01_podklady, 02_pracovni a 03_schvalene. Zdrojové soubory ponechte beze změny, úpravy dělejte v pracovní části. Do schválené složky patří jen verze, které prošly dohodnutou kontrolou. Není to univerzální norma; jde o výchozí návrh, který přizpůsobíte velikosti týmu.
Sdílení přidává odpovědnost
Před odesláním odkazu zkontrolujte, kdo má přístup a zda může číst nebo upravovat. Veřejný odkaz může být pohodlný, ale není vhodný pro každý dokument. Po skončení spolupráce projděte oprávnění znovu. Soubor, který zůstává dostupný přes starý odkaz, může být stále přístupný i po jeho odstranění z aktuálního e-mailu.
Archivace místo nekonečného kopírování
Pravidelně oddělte uzavřené projekty od aktivních. Uchovávejte pouze to, co má jasný důvod zůstat. Před hromadným mazáním ověřte zálohu a pravidla organizace. Digitální pořádek není soutěž o nejméně souborů; jeho výsledkem má být možnost dohledat správnou verzi a vysvětlit, odkud pochází.